Finanzwesen und Buchhaltung – RPA in der Praxis

Die Akzeptanz gegenüber Robotic Process Automation (RPA) wächst und wächst – besonders im Bereich Finanzen und Buchhaltung, in dem es lange Zeit große Vorbehalte gab. Kein Wunder, werden gerade Finanz- und Buchhaltungsprozesse mit hohem Transaktionsvolumen und niedriger Komplexität gerne als Einstieg in das RPA-Thema im Bereich Finance und Accounting gewählt. Doch die Zeiten ändern sich nun mal.

RPA in Finance als Erfolgsgeschichte – Optimierung von Finanzprozessen und Buchhaltung

Weist Du, warum RPA-Roboter im Finanzbereich so zuverlässig sind? Sie erledigen Aufgaben mindestens so gut wie deine besten Mitarbeiter und arbeiten generell wesentlich effizienter. Durch Machine Learning und in Interaktion mit dem zuständigen Mitarbeiter können sie sogar einzelne Prozessschritte im Buchhaltungskontext permanent optimieren.
Hier die typischen Anwendungsbereiche in der RPA Buchhaltung:

  •  Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
  •  Mahn- und Rechnungsabwicklung von Lieferantenrechnungen
  •  Management der Kreditvergabe
  •  Selbstständiges generieren von Zahlungsanweisungen
  •  Überprüfen von Rechnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität anhand von hinterlegten Regeln
fianance box

 

RPA im Finanzwesen: Sind meine Prozesse geeignet?

 

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Automatisierte Plausibilitätsprüfung und Verbuchung von Zählerständen mit RPA

Ein Unternehmen bekommt von seinen Kunden Zählerstände zugespielt. Vorherige Automatisierungsansätze resultierten in einer hohen Anzahl von Aussteuerungen, welche manuell geprüft werden mussten. Der Prozess hat ein hohes Volumen und erfordert die parallele Prüfung in verschiedenen SAP-Systemen. Damit es nicht zu Fehlbuchungen kommt, ist höchste Genauigkeit bei jeder Prüfung gefordert. Zentrale Herausforderungen sind die Motivation der Mitarbeiter, Skalierbarkeit und Kosten.
 

13600 optimierte Arbeitsstunden pro Jahr
60% Kostenreduzierung
50000 Vorkommnisse pro Jahr

Finanzprozesse automatisieren: Bearbeitung von eingehenden Mahnungen

Eingehende Mahnungsschreiben von Lieferanten müssen in SAP übertragen werden und gegen die offenen Posten, Zahlungsbedingungen und eventuell individuelle Vereinbarungen geprüft werden.

 

8500 optimierte Arbeitsstunden pro Jahr
-40% Bearbeitungszeit
48000 Vorkomnisse pro Jahr

Finanzprozesse automatisieren: Rechnungserstellung mit RPA

Ein Mitarbeiter, der mit der Erstellung von Rechnungen beschäftigt ist, nutzt für diesen standardisierten Prozess aus acht verschiedenen Bausteinen Datenmaterial aus verschiedenen Quellen und Systemen.
Der Prozess beginnt mit dem Einloggen in die verschiedenen Anwendungen, dem zeitintensiven Zusammensuchen der benötigten Daten in den verschiedenen Anwendungen sowie dem Kopieren und Einfügen der Inhalte. Alles in allem dauert die Erstellung einer Rechnung im Schnitt 10 bis 12 Minuten, was fünf bis sechs Rechnungen pro Stunde bedeutet. Und das nur, wenn alles 100% glatt läuft.
Und hier kommt RPA ins Spiel: Unsere virtuellen Roboter arbeiten die acht Bausteine ab und erstellen automatisiert eine fehlerlose Rechnung – ausschließlich auf Basis der Applikationen, die auch der Mitarbeiter verwendet. Und wenn einmal etwas Unvorhergesehenes passieren sollte – falsche oder fehlende Informationen zum Beispiel – oder eine Applikation nicht verfügbar ist, steuern die virtuellen Roboter den Vorgang mit exakter Beschreibung der Ursache aus, damit der Mitarbeiter diesen wieder übernehmen und beenden kann. So geht Teamwork.

17000 optimierte Arbeitsstunden pro Jahr
-60% Bearbeitungszeit
70% Kosteneinsparung

Weitere RPA Anwendungsfälle in der Finanzebranche

  • Finanzplanung

    Bei der Finanzplanung kann RPA dafür eingesetzt werden, Abschlüsse zahlreicher Abteilungen in einem zumindest teilweise automatisierten Financial Planning & Analysis (FP&A) System zu verarbeiten und zusammenzuführen. RPA automatisiert in diesem Fall die verschiedenen Systeme.

  • Gewinn- und Verlustberichte

    Die großen Finanzdienstleistungsunternehmen verfolgen täglich GuV- und Risikopositionen. RPA kann hier Excel, Legacy-Tools und Finanzsysteme automatisieren, um diese Berichte zu erstellen. Besonders hilfreich ist das im Bereich des Handelsgeschäfts.

  • Kunden-Account Management

    Schluss mit den lästigen Kundenkonto-Aktualisierungen. OCR-Erkennung erfasst zum Beispiel automatisch Änderungsaufträge, die dann durch RPA ins System eingepflegt werden.

  • Erstellen von Management-Reports

    Erstelle und verschicke mit RPA ganz einfach wöchentlich automatisierte Reports über aktuelle Verkaufszahlen, Prognosen oder Kostenberichte.

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