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RPA im Einkauf

Kontinuierliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen stehen auf der strategischen Agenda vieler Unternehmen ganz oben. Der damit verbundene Kostendruck trifft insbesondere den Einkauf – wo jedoch die gängigen Hebel zur Kostensenkung mittlerweile ausgereizt sind. Entsprechend suchen die Verantwortlichen nach neuen Potenzialen, die beispielsweise mittels Prozessautomatisierung erschlossen werden können.

Potenziale für die Prozessoptimierung und -automation im Einkauf

Laut Deloitte CPO Survey 2017 gehen 93 % der CPO’s davon aus, dass Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation (RPA) die Einkaufsprozesse in den nächsten zehn Jahren verändern werden. Nach Angaben von Deloitte können im Schnitt 30 bis 60 % Nettoeinsparungen durch automatisierte Prozesse realisiert werden. Gleichzeitig kann die Durchlaufzeit drastisch – in manchen Beispielen um bis zu 80 % – reduziert werden, und auch die Prozessqualität steigt.

Generell kann nahezu jeder Einkaufsprozess durch den Einsatz von RPA optimiert werden, wobei einige Prozesse einen höheren Automatisierungsgrad erlauben als andere. Die Erfahrung zeigt, dass das Potenzial für RPA in den Bereichen Operativer Einkauf, Lieferantenmanagement, Warengruppenmanagement, Vertragsmanagement, Datenpflege und Reporting besonders hoch ist.

Praxisbeispiel 1: Aufgaben aus dem operativen Einkauf

Der operative Beschaffungsprozess, von einer Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsprüfung, besteht größtenteils aus Routinetätigkeiten. Diese lassen sich über regelbasierte Entscheidungen und festgelegte Arbeitsschritte automatisieren. Beispielsweise können die Bestellanlage und die Dokumentenablage automatisiert werden.

Praxisbeispiel 2: Verwaltung von Lieferantendaten

Von Materialdaten über Lieferantendaten bis hin zu Konditionen und katalogspezifischen Daten – der Aufwand zur Anlage in den Beschaffungssystemen ist immens. Nicht nur die einmalige Anlage ist ein Aufwandstreiber, auch die kontinuierliche Datenpflege und die Qualitätssicherung fressen Zeit und Ressourcen. Alle diese standardisierten Arbeitsschritte sind für die Automatisierung mithilfe von RPA prädestiniert. Während der Einkäufer sich nur noch auf die Strukturierung der Daten konzentrieren muss, übernimmt der Software-Roboter die zeitintensiven, nicht-wertschöpfenden Arbeitsschritte und schafft somit Freiräume.

Praxisbeispiel 3: Dokumentenverwaltung mit Anlagen-Upload

Im Kontext von Rahmenverträgen bedarf es einer sauberen Dokumentation im Einkauf. Regelmäßig werden dem Unternehmen wichtige Dokumente zugesandt, die einem bestimmten Vorgang zugeordnet und beispielsweise in SAP hochgeladen werden müssen. Der Eingang erfolgt meist per Mail und verursacht zeitaufwändige und repetitive Arbeit für Ihre Mitarbeiter. Another Monday zeigt Ihnen Wege zur Automatisierung dieser Vorgänge auf – bis hin zur automatisierten Dokumentenprüfung. Sie entlasten Ihre Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben und profitieren gleichzeitig von einer massiven Effizienzsteigerung.