RPA im Personalwesen/ HR

Damit die Personalabteilung ihrer Leuchtturmfunktion im Prozessmanagement gerecht werden kann, braucht sie Autorität und eine breite Akzeptanz in der Belegschaft. Grundvoraussetzung dafür ist, dass zunächst die eigenen HR-Prozesse sauber strukturiert und standardisiert werden. Es gibt zahlreiche Prozesse im Personalmangement, die durch Robotic Process Automation (RPA) effizienter und transparenter gestaltet werden können. Dazu zählen die Beschaffung, die Betreuung und die Entwicklung von Personal.

HR-Management: Personalprozesse mit RPA automatisieren

Zu den Beschaffungsaufgaben gehören Personalmarketing, Employer Branding sowie das Talent Management, um potenzielle Bewerber frühzeitig für das Unternehmen zu gewinnen. Dazu kommen das eigentliche Recruiting von der Personalanforderung bis zur Einstellung, aber auch die Aufgaben des Onboardings – von der Unterschrift unter dem Vertrag bis zur erfolgreichen Einweisung am Arbeitsplatz.
Auch Aufgaben im laufenden Personalbetrieb sind von der Prozessoptimierung im Personalwesen nicht ausgenommen: Arbeits- und Fehlzeiten verwalten, Personal vergüten, Steuern und Abgaben abführen, gesetzliche Berichte führen, Personalaustritte abwickeln. Viele dieser HR-Aufgaben lassen sich mittels RPA effizienter gestalten.

Der Bereich Personalentwicklung bietet aufgrund des eher kognitiv geprägten Aufgabenspektrums aktuell nur punktuelle Ansätze für Prozessautomatisierung.
Another Monday automatisiert sowohl Standardprozesse, als auch historisch gewachsene, nicht lineare Prozesse. Individuelle Lösungen sind unsere Stärke. Sie wollen erfahren, wie Sie ihre Personalabteilung von repetitiven Routineaufgaben befreien und gleichzeitig Effizienz und Qualität steigern können? Vereinbaren Sie einen kostenlosen Workshop mit uns und wir identifizieren gemeinsam HR-Prozesse mit Automatisierungspotenzial in Ihrem Unternehmen.

Praxisbeispiel 1: Verwaltung der Personalakte

Eine digitale/elektronische Personalakte ist mittlerweile Standard in Unternehmen. Dennoch erfolgt die Verwaltung dieser e-Akten immer noch größtenteils in manueller Arbeit. Wichtige Dokumente gehen per E-Mail oder in anderer Form beim Sachbearbeiter ein, müssen dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und in der e-Akte hochgeladen werden. Mit unseren RPA-Lösungen gehören diese manuellen Tätigkeiten der Vergangenheit an. Virtuelle Mitarbeiter übernehmen die manuellen HR-Prozesss-Schritte, rufen die Stammdaten des Mitarbeiters auf, speichern die angehängten Dokumente, überprüfen das Dateiformat, fordern den Absender ggf. auf, die Datei im richtigen Format erneut zuzuschicken und laden das Dokument schließlich in der e-Akte hoch. Dank RPA alles vollautomatisiert.

Praxisbeispiel 2: Verarbeitung von Mitarbeiteranträgen – Arbeitszeitänderung und Versetzung

Ein Großteil der alltäglichen HR-Prozesse besteht aus typischen Verwaltungsaufgaben. Trotz fortschreitender Digitalisierung erfolgt ein Großteil der Arbeit im Personalwesen immer noch manuell – nur mit digitalen Medien. Anträge von Mitarbeitern werden gesichtet, eingepflegt, Dokumente hochgeladen und Mitarbeiter informiert. Another Monday bietet Ihnen je nach Wunsch eine Teil- bzw. Vollautomatisierung von Mitarbeiteranträgen und der Dokumentenablage (s. Personalakte). Mit unseren RPA-Lösungen werden Anträge auf Teilzeit, Freistellung, Elternzeit, Versetzung etc. in Zukunft automatisch bearbeitet. Hierzu überprüft der virtuelle Mitarbeiter, ob alle Voraussetzungen für die Genehmigung des Antrags erfüllt sind. Entsprechend wird der Antrag genehmigt oder abgelehnt.

Praxisbeispiel 3: Rechercheaufgaben mittels Live-Tracking

Zusätzlich bieten wir Live-Tracking-Lösungen an, die Sie bei manuellen Recherchearbeiten entlasten. Diese Lösungen sind besonders geeignet, wenn Informationen aus verschiedenen Quellen oder aus mehreren Systemen zusammengetragen und aufbereitet werden müssen. Mit unseren RPA-Lösungen geben Sie beispielsweisebspw. einfach eine Auftrags- oder Mitarbeiternummer in einer Weboberfläche ein und ein virtueller Mitarbeiter durchsucht alle relevanten Systeme, bereitet die Informationen auf und präsentiert das Ergebnis in gewünschter Form. So lassen sich z.B. Anfragen zu einem Antragsstatus signifikant reduzieren – sowohl intern im Personalwesen, als auch extern im Kundenservice.